Obwohl man weltweit über die Balance zwischen Leben, Alltag  und Beruf, kurz Work-Life Balance spricht, schaffen es nur Wenige eine passende Definition zu finden als auch das Erlernte effektiv in die Praxis umzusetzen. In unserer Zeit erscheint dieses Unterfangen so fern wie nie zuvor. Technologien machen den Arbeitnehmer rund um die Uhr erreichbar. Die Ängste über den Verlust des Arbeitsplatzes treiben sehr viele zu freiwilligen Überstunden. In einer Untersuchung der Harvard Bussiness School behaupteten 94% der Befragten, mehr als 50 Stunden pro Woche zu arbeiten, fast die Hälfte von ihnen gestand sich mehr als 65 Stunden in der Woche zwischen Aktenbergen im Büro zu verstecken. Experten sind sich einig, dass der kontinuierliche Stress für Gesundheit und Produktivität schädlich sein kann. Er nimmt Einfluss auf Beziehungen, Gesundheit, Leistung und allgemeine Zufriedenheit. Work Life Balance bedeutet zwar für jeden eine ganz individuelle Arbeitstaggestaltung, doch es gibt Tipps um das Richtige zu finden. Besonders wenn es sich um eine virtuelle Kraft handelt, kann eine ausgewogene und feste Struktur ein unschlagbares Rezept sein.

Lassen Sie den Perfektionismus

Sehr viele Überflieger versuchen ihren erfolgreichen Start ins Leben während der Karriere beizubehalten. Doch die Verpflichtungen wachsen, wenn man die Karriereleiter weiter aufsteigen möchte. Der Perfektionismus rückt immer in weitere Ferne und ohne die richtige Kontrolle wird er zu einem destruktiven Teil des Lebens. Perfektionismus ist auf keinem Fall erstrebenswert, und obwohl sich die meisten dessen bewusst sind, steckt irgendwo in jedem von uns so ein kleiner besessener Freak. Dieser Hang lässt sich aber durch einen anderen abwechseln, und zwar durch Effizienz. Den Arbeitsalltag effizient statt perfekt zu gestalten ist schon eine Kunst für sich, doch wenn sie erlernt ist, dann rentiert sie sich sehr.

Abschalten

Technologie hat unser Leben in vielerlei Hinsicht bereichert, doch es hat auch die dauerhafte Erreichbarkeit fest etabliert. Der Arbeitstag scheint somit kein Ende zu nehmen. Wir müssen sogenannte „Quality time“ in unser Leben einführen. Das bedeutet auch das Telefon, iPad oder PC während des Abendessens ruhen zu lassen.

Der Fitnesswahn hat auch seine Vorteile

Früher schien dies als eine unnütze Marotte von Schönheitsfanatikern und Hipstern, heute ist es durch den stressigen Büroalltag die beste Entspannungsmethode überhaupt. Körperliche Betätigung reduziert Stress und sollte immer das Erste sein zu was man greift, wenn der Kalender gefüllt ist. Die Work Life Balance lässt sich auf diese Weise oder in Kombination mit Meditation, Pilates und Yoga einfach in Einklang bringen.

Zeitverschwendung limitiern und eingrenzen

Erst mal sollte man das Wichtigste im Leben identifizieren. Für diese Menschen und Aktivitäten sollte man sich also die meiste Zeit nehmen. Internet und Mailing sind die größten Zeitverschwender, daher muss diese Zeit gut eingeteilt werden. Dabei können beispielsweise Produktivitätssoftwares sehr gut helfen. Softwares wie Freedom, LeechBlock und RescueTime sind effiziente Methoden sind nicht ablenken zu lassen.  Sie lassen sich kostenfrei und einfach einbauen und helfen bei der Strukturierung des Arbeitstages, indem sie die Störfaktoren wie soziale Netzwerke mit nur wenigen Klicks eliminieren. Andere Projektmanagement Softwares sind für virtuelle Arbeitskräfte ein Muss. Trello oder Podio sind kostenfrei und bringen Struktur in jeden Arbeitstag aber auch das Team. Jira ist etwas komplex und eignet sich besonders für große Projekte, wobei sie auch kostenpflichtig ist und scheidet somit aus den günstigen Methoden aus.

Apropros Struktur und Strukturierung

Ab und an kann eine bereits eingefahrene Struktur zur Routine verkommen, was bei Vielen ein direktes Unwohlsein und sogar Stress verursacht. Man muss dabei auch eine Liste von Prioritäten setzen, die wichtige Aufgaben in die produktivste Zeitspanne einplant. Wenn keine dieser Methoden funktioniert, dann handelt es sich um einen Arbeitsaufwand, der die eigenen Kapazitäten weit überschreitet. Da heißt das magische Stichwort: Delegieren! Oder noch besser: Outsourcen!

Sich mit dem Geschäftsführer zusammensetzen und über die Möglichkeiten von Delegieren und Outsourcen sprechen. Das entlastet und gibt Kollegen und anderen die Chance sich neues Wissen und Fähigkeiten anzueignen. So kann man mehr Zeit den höher gesetzten Prioritäten widmen.

Klein anfangen und sich dann steigern

Drastische Maßnahmen sind aber auch nicht zu empfehlen. Den Arbeitsalltag um die Hälfte zu reduzieren oder die Laufmeilen von Null auf Fünfpro Tag zu steigern, ohne jegliche Vorbereitung oder Plan. Eine drastische Alltagsumstellung ist daher auch keine Lösung.

Mit diesen Tipps sollte es schon klappen das Leben und den Beruf in Einklang zu bringen. Work-Life-Balance war noch nie empfindlicher doch Hand aufs Herz es gab auch nie so viele Hilfsmittel wie heute.
 

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Schaffen Sie sich mehr Zeit durch Automatisierung, denn mehr Zeit zu haben oder Dinge schneller zu erledigen ist der Wunsch vieler Menschen. Besonders auf Selbstständige und Unternehmer trifft diese Aussage besonders zu. Denn Zeit bedeutet schließlich Geld. Am besten scheint es daher, wenn manche Aufgaben gar keine Zeit mehr verbrauchen. Weder Ihre, noch die von Ihren Mitarbeitern.

Das klingt aufs Erste total unrealistisch und natürlich ist das auch nicht überall möglich. Mit dem technischen Fortschritt, den die Welt Tag für Tag macht, wird dieses Denken aber in immer mehr Bereichen Realität. Während in Fertigungsanlagen für vollautomatische Prozesse immer noch Wartungspersonal erforderlich ist, gibt es digital bereits viele Möglichkeiten, wiederkehrende Aktionen ohne zusätzlichen Aufwand zu automatisieren.

 

Verkäufe & Rechnungslegung

Haben Sie Verkäufe, die Online oder zumindest digital abgewickelt werden? Hier können Sie sich eine ganze Menge Zeit sparen. Es gibt bereits viele Lösungen, mit denen Sie die Rechnungsstellung komplett automatisieren können. das einfachste Beispiel ist hierbei sicherlich ein Onlineshop. Ein modernes Onlineshop-System erstellt Ihnen die Rechnungen automatisch und versendet diese selbstverständlich auch ohne Ihr Zutun an den Kunden.

Wenn Sie Produkte mit monatlichen Zahlungen verkaufen, dann finden Sie auch eine ganze Menge Cloud-basierte Lösungen. Dort brauchen Sie die Rechnung nur einmal zu erstellen und der Kunde erhält die wiederkehrenden Rechnungen ganz automatisch. Gute Beispiele besonders für Einzelunternehmer sind hier Billomat.com und Papierkram.de

Besonders ausgereifte Systeme sind auch in der Lage, die Einkäufe direkt in Ihr Warenwirtschaftssytem einzutragen. Auch die Buchhaltung lässt sich mit geeigneter Software bereits zu einen großen Teil automatisch erledigen. Einen Steuerberater sollte man natürlich trotzdem hinzu ziehen.

 

E-Mails

Das schreiben von E-Mails muss natürlich immer noch von Menschenhand erledigt werden. Allerdings können auch hier bestimmte Vorgänge automatisiert werden. Verfügen Sie z.B. über einen E-Mail Newsletter, dann können Sie bestimmte E-Mails über Autoresponder automatisieren. Der Abonnent bekommt dann automatisch in bestimmten Zeitintervallen von Ihnen erstellte Mails zugeschickt. Ideal z.B. um einen potenziellen Kunden über mehrere Wochen näher an die Firma zu binden, bevor Sie ihm ein Produkt verkaufen.

Auch sog. Follow-Up E-Mails sollten hierbei erwähnt werden. Das sind E-Mails, die automatisch versendet werden, wenn Ihr Abonennt eine bestimmte Aktion ausgeführt hat.

 

Blogartikel & Social Media

Heutzutage ist es nicht mehr notwendig, News zu Ihrem Unternehmen oder auch Mehrwert-liefernde Blogartikel manuell zur passenden Zeit online zu stellen. Dank Tools wie WordPress, Buffer.com und internen Funktionen von z.B. Facebook, können Sie Ihre Artikel automatisch zu bestimmten Zeitpunkten freigeben lassen. Dadurch können Sie sich Ihre Zeit besser einteilen. Besonders bei großen Kampagnen lässt sich damit sehr einfach für einen optimalen Ablauf sorgen.

 

Prozesse an Ihrem Computer

Bestimmte Aufgaben an Ihrem Computer wiederholen sich immer wieder. Ein gutes Beispiel dafür ist die Bearbeitung von Fotos. Hierfür bieten viele Programme sog. Batch-Lösungen an. Das bedeutet, dass eine bestimme Aktion oder auch mehrere Aktionen mehrmals hintereinander ausgeführt werden. Wollen Sie z.B. 100 Bilder verkleinern? Dann brauchen Sie lediglich die Maße anzugeben und alle Bilder werden automatisch verkleinert. dabei lässt sich sogar bestimmen, dass das Programm die längere Seite von selbst auswählt.

Es gibt außerdem auch noch Lösungen zur Automation am Computer, die Sie individuell bestimmen können. An einem Mac können Sie mit dem vorinstallierten Programm “Automator” viele Abläufe von Aktionen festlegen, die dann nach einem Klick oder Tastendruck automatisch ausgeführt werden. Dadurch sparen Sie sich z.B. langes Suchen in Ihren Ordnern.

Natürlich war das nur ein kleiner Ausblick auf sehr oft genutzte Lösungen. Im Internet finden Sie eine ganze Menge Tipps und Tools zur Automation. Machen Sie sich am besten eine Liste mit allen digitalen Prozessen, die in Ihrem Arbeitsalltag anfallen und dann schauen Sie sich einfach mal nach Lösungen um. Bestimmt werden Sie etwas für Ihre Aufgaben finden und dadurch schon bald etwas mehr Zeit für sich selbst oder andere Tätigkeiten haben.
 

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Selbstständige haben für gewöhnlich immer etwas zu tun, so dass Sie Prioritäten setzen für mehr Effektivität, sinnvoll erscheint. In der Theorie zumindest. Doch wie wir alle wissen, bringt uns jeder Tag samt Schlaf und Freizeit nur 24 Stunden. Da bleibt nicht viel Zeit um mit seinem Unternehmen voran zu kommen. Aus diesem Grund ist es für Selbstständige besonders wichtig, die gegebene Zeit möglichst effektiv zu nutzen.

Wenn dem nicht so ist, bekommt man schnell das Gefühl, dass man trotz der vielen Arbeit einfach nicht voran kommt. Wenn das bei Ihnen auch so ist, dann liegt das wahrscheinlich daran, dass Sie zu viel Zeit mit den falschen Tätigkeiten verbringen. Um das zu verhindern sollten Sie Prioritäten setzen.

Wozu Prioritäten?

Wenn Sie eine Liste mit Ihren Tätigkeiten machen, dann können Sie genau beurteilen, welche Tätigkeiten Sie wirklich weiter bringen und welche weniger. Nehmen wir als Beispiel mal jemanden, der gerade als Programmierer in die Selbstständigkeit startet. Er verfügt bereits über einen Computer und einen Internetanschluss. Somit hat er alles, was er braucht um Aufträge zu bearbeiten. Die höchste Priorität haben daher die Aufgaben, die Ihm möglichst schnell Aufträge rein bringen.

Das Setzen von Prioritäten sorgt also dafür, dass Sie auf dem Weg bleiben, der Sie zum Ziel führt. Ansonsten kommen Sie vielleicht nie an.

Prioritäten haben aber auch in Hinsicht auf das Zeitmanagement einen großen Vorteil. Wenn Sie die wichtigsten und/oder schwersten Aufgaben direkt am Anfang Ihrer Arbeitszeit erledigen, dann fühlt sich der Rest des Tages gleich viel einfacher an. Das führt unweigerlich zu mehr Produktivität.

 

Wie setzen Sie Ihre Prioritäten richtig?

Das setzen von Prioritäten braucht nicht viel Zeit. Nehmen Sie sich dazu etwa 30 Minuten und folgen Sie einfach den folgenden Schritten.

Machen Sie sich eine Liste.

Als ersten fertigen Sie sich eine Liste an. Darauf notieren Sie alle anfallenden Aufgaben. Wichtig ist, dass Sie hierbei ins Detail gehen. Auch kleine Aufgaben sind wichtig aufzuschreiben. Diese werden aber gerne übersehen.

Ordnen Sie die Aufgaben nach Ihrer Wichtigkeit.

Wie weiter oben beschrieben, gibt es Aufgaben die Sie weiter bringen und Aufgaben die Sie eher aufhalten. Grundsätzlich sollten die Aufgaben ganz oben stehen, mit denen Sie schnell Ergebnisse erzielen, die Sie Ihren Zielen näher bringen.

Fragen Sie sich, welche Aufgaben Sie delegieren oder auslagern können.

Müssen Sie alle Aufgaben auf Ihrem Zettel wirklich selber machen? Bestimmt gibt es einige Aufgaben, die auch gut jemand anderes für Sie erledigen kann. Diese Aufgaben abzugeben bringt Ihnen mehr Zeit, die Sie für wichtige Aufgaben einplanen können.

Bei diesem Punkt müssen Sie sehr ehrlich zu sich selbst sein. Denn man traut anderen Menschen oft weniger zu, als man sollte.

Können Sie bestimmte Aufgaben eliminieren oder automatisieren?

Es gibt Aufgaben, die schlichtweg überflüssig sind oder die in zu großem Umfang erledigt werden. Müssen Sie z.B. fünf mal am Tag Ihre Mails schicken oder reichen auch ein bis zwei mal?

Dann gibt es auch noch Aufgaben, die Sie automatisieren können. Besonders für digitale Prozesse finden sich heutzutage viele Lösungen mit denen manche Aufgaben komplett überflüssig werden. Das kann ein Tool sein, dass automatisch Sicherungskopien erstellt oder auch eine automatische Rechnungsstellung für Ihren Online-Shop. Schauen Sie sich einfach mal um und Sie werden für die eine oder andere Aufgabe bestimmt fündig.

Aufgaben vereinfachen

Manche Aufgaben müssen zwar erledigt werden, lassen sich allerdings auch einfacher und schneller erledigen. Jemand der oft Bilder bearbeiten muss, die den selben Stil haben sollen, kann z.B. auf eine spezialisierte Software wie Canva oder Pixlr Express zurückgreifen. Oft ist es auch möglich sich Vorlagen zu erstellen, die dann immer wieder verwendet werden können.

Wenn Sie die vorherigen Punkte befolgt haben, dann werden Sie von nun an definitiv effizienter arbeiten. Alleine wenn Sie sich vorwiegend auf die Aufgaben konzentrieren, die wirklich entscheidend für Ihren Erfolg sind, werden Sie viel schneller spürbare Ergebnisse erzielen. Sie werden sich nach harter Arbeit nicht mehr fühlen, als hätten Sie nichts geschafft.
 

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