Effektiver Arbeiten

Effektiver Arbeiten – wie kann man seine Produktivität steigern? Wir zeigen es Ihnen im folgenden Beitrag. Wer kennt es nicht: Am Morgen schreibt man sich noch ganz motiviert eine To-Do-Liste, sortiert seine Aufgaben und am Abend stellt man fest, dass die Zeit wie verflogen ist und man noch nicht einmal die Hälfte von seiner Liste abgearbeitet hat. Zum einen, weil die eine Aufgabe viel zeitintensiver war, als man dachte und zum anderen, weil Kollegen oder der Chef zwischendurch neue Akten und Aufträge auf den Schreibtisch gelegt haben, weil das Telefon nicht stillstand oder dringende Emails beantwortet werden mussten. Damit nicht das Gefühl des Überarbeitens aufkommt, geben wir Ihnen 5 Tipps, wie Sie effizienter und effektiver arbeiten können.

Die richtige To-Do-Liste

To-Do-Listen sind nur dann hilfreich, wenn Sie auch richtig erstellt werden. Schreiben Sie zunächst alles auf, was gemacht werden sollte und sortieren Sie die Aufgaben dann nach Priorität. Kategorisieren Sie nach dringlich und weniger dringlich, sodass alles, was wichtig und dringlich ist, oben zu finden ist und alles, was weniger wichtig und nicht dringlich ist, unten steht.
Strukturieren Sie auch Ihren Tag und planen Sie nicht mehr als drei feste Zeiträume für die Beantwortung der Emails ein. Wenn es etwas super Dringendes gibt, würde man Sie eh anrufen. Falls Sie mal den Überblick verlieren, hilft immer ein kurzer Tapetenwechsel: raus an die frische Luft und die Gedanken sortieren.

Räumen Sie auf

Räumen Sie auf! Machen Sie Platz auf Ihrem Schreibtisch und schmeißen Sie großzügig weg, was Sie nicht mehr gebrauchen können. In geordneten Verhältnissen lässt es sich besser Arbeiten. Sie brauchen keine zehn Notizblöcke und auch zu viele Fotos können störend sein. Überprüfen Sie auch, welche Akten wirklich in Ihren Aufgabenbereich fallen und packen Sie weniger relevante Akten in einem markierten Karton. Diese können Sie bearbeiten, wenn wieder etwas mehr Zeit da ist.

Seien Sie sich Ihrer Aufgaben bewusst

Einige Kollegen scheinen immer mehr beschäftigt zu sein als andere, sie haben mehr Aufträge, führen häufiger Telefonate und bekommen doppelte so viele Emails wie andere. Doch viele Aufgaben fallen gar nicht in ihren Arbeitsbereich und machen ihnen nur Extraarbeit. Falls Sie auch zu dieser Kategorie gehören, sollten Sie all Ihre Aufträge einmal gründlich prüfen und eventuell ablehnen oder weiterreichen. Konzentrieren Sie sich nur auf Ihre eigentliche Arbeit, damit Sie effizient Ihre Aufgaben erledigen können.

Überprüfen Sie dabei auch sich selber, wie oft Sie prokrastinieren oder sich ablenken lassen. Ermahnen Sie sich, damit die Arbeit schnell erledigt und der Stapel kleiner wird.

Belohnungen für Unangenehmes

Jede Stelle und jedes Projekt hat auch seine unangenehmen Seiten. Mal müssen Sie mit dem Chef ein schwieriges Gespräch führen, mal ein unbequemes Telefonat machen und ab und zu eine quälend langweilige Aufgabe erledigen. Machen Sie zuerst das Unangenehme, dann ist es weg und bereitet Ihnen keinen Stress mehr. Aufschieben macht die Arbeit nicht besser, sondern meistens eher schlimmer. Überlegen Sie sich jedoch gute Belohnungen: ein Stück Schokolade, eine Zigarette, wenn Sie Raucher sind oder eine fünfminütige Pause. Unser Gehirn freut sich über Belohnungen und baut Stress ab. Vergessen Sie nicht, sich auch ehrlich selber zu loben und zu freuen, wenn Sie einen effizienten Tag verbracht haben.
 

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