Mehr Zeit durch Automatisierung

Schaffen Sie sich mehr Zeit durch Automatisierung, denn mehr Zeit zu haben oder Dinge schneller zu erledigen ist der Wunsch vieler Menschen. Besonders auf Selbstständige und Unternehmer trifft diese Aussage besonders zu. Denn Zeit bedeutet schließlich Geld. Am besten scheint es daher, wenn manche Aufgaben gar keine Zeit mehr verbrauchen. Weder Ihre, noch die von Ihren Mitarbeitern.

Das klingt aufs Erste total unrealistisch und natürlich ist das auch nicht überall möglich. Mit dem technischen Fortschritt, den die Welt Tag für Tag macht, wird dieses Denken aber in immer mehr Bereichen Realität. Während in Fertigungsanlagen für vollautomatische Prozesse immer noch Wartungspersonal erforderlich ist, gibt es digital bereits viele Möglichkeiten, wiederkehrende Aktionen ohne zusätzlichen Aufwand zu automatisieren.

 

Verkäufe & Rechnungslegung

Haben Sie Verkäufe, die Online oder zumindest digital abgewickelt werden? Hier können Sie sich eine ganze Menge Zeit sparen. Es gibt bereits viele Lösungen, mit denen Sie die Rechnungsstellung komplett automatisieren können. das einfachste Beispiel ist hierbei sicherlich ein Onlineshop. Ein modernes Onlineshop-System erstellt Ihnen die Rechnungen automatisch und versendet diese selbstverständlich auch ohne Ihr Zutun an den Kunden.

Wenn Sie Produkte mit monatlichen Zahlungen verkaufen, dann finden Sie auch eine ganze Menge Cloud-basierte Lösungen. Dort brauchen Sie die Rechnung nur einmal zu erstellen und der Kunde erhält die wiederkehrenden Rechnungen ganz automatisch. Gute Beispiele besonders für Einzelunternehmer sind hier Billomat.com und Papierkram.de

Besonders ausgereifte Systeme sind auch in der Lage, die Einkäufe direkt in Ihr Warenwirtschaftssytem einzutragen. Auch die Buchhaltung lässt sich mit geeigneter Software bereits zu einen großen Teil automatisch erledigen. Einen Steuerberater sollte man natürlich trotzdem hinzu ziehen.

 

E-Mails

Das schreiben von E-Mails muss natürlich immer noch von Menschenhand erledigt werden. Allerdings können auch hier bestimmte Vorgänge automatisiert werden. Verfügen Sie z.B. über einen E-Mail Newsletter, dann können Sie bestimmte E-Mails über Autoresponder automatisieren. Der Abonnent bekommt dann automatisch in bestimmten Zeitintervallen von Ihnen erstellte Mails zugeschickt. Ideal z.B. um einen potenziellen Kunden über mehrere Wochen näher an die Firma zu binden, bevor Sie ihm ein Produkt verkaufen.

Auch sog. Follow-Up E-Mails sollten hierbei erwähnt werden. Das sind E-Mails, die automatisch versendet werden, wenn Ihr Abonennt eine bestimmte Aktion ausgeführt hat.

 

Blogartikel & Social Media

Heutzutage ist es nicht mehr notwendig, News zu Ihrem Unternehmen oder auch Mehrwert-liefernde Blogartikel manuell zur passenden Zeit online zu stellen. Dank Tools wie WordPress, Buffer.com und internen Funktionen von z.B. Facebook, können Sie Ihre Artikel automatisch zu bestimmten Zeitpunkten freigeben lassen. Dadurch können Sie sich Ihre Zeit besser einteilen. Besonders bei großen Kampagnen lässt sich damit sehr einfach für einen optimalen Ablauf sorgen.

 

Prozesse an Ihrem Computer

Bestimmte Aufgaben an Ihrem Computer wiederholen sich immer wieder. Ein gutes Beispiel dafür ist die Bearbeitung von Fotos. Hierfür bieten viele Programme sog. Batch-Lösungen an. Das bedeutet, dass eine bestimme Aktion oder auch mehrere Aktionen mehrmals hintereinander ausgeführt werden. Wollen Sie z.B. 100 Bilder verkleinern? Dann brauchen Sie lediglich die Maße anzugeben und alle Bilder werden automatisch verkleinert. dabei lässt sich sogar bestimmen, dass das Programm die längere Seite von selbst auswählt.

Es gibt außerdem auch noch Lösungen zur Automation am Computer, die Sie individuell bestimmen können. An einem Mac können Sie mit dem vorinstallierten Programm “Automator” viele Abläufe von Aktionen festlegen, die dann nach einem Klick oder Tastendruck automatisch ausgeführt werden. Dadurch sparen Sie sich z.B. langes Suchen in Ihren Ordnern.

Natürlich war das nur ein kleiner Ausblick auf sehr oft genutzte Lösungen. Im Internet finden Sie eine ganze Menge Tipps und Tools zur Automation. Machen Sie sich am besten eine Liste mit allen digitalen Prozessen, die in Ihrem Arbeitsalltag anfallen und dann schauen Sie sich einfach mal nach Lösungen um. Bestimmt werden Sie etwas für Ihre Aufgaben finden und dadurch schon bald etwas mehr Zeit für sich selbst oder andere Tätigkeiten haben.
 

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