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Effektiver Arbeiten – wie kann man seine Produktivität steigern? Wir zeigen es Ihnen im folgenden Beitrag. Wer kennt es nicht: Am Morgen schreibt man sich noch ganz motiviert eine To-Do-Liste, sortiert seine Aufgaben und am Abend stellt man fest, dass die Zeit wie verflogen ist und man noch nicht einmal die Hälfte von seiner Liste abgearbeitet hat. Zum einen, weil die eine Aufgabe viel zeitintensiver war, als man dachte und zum anderen, weil Kollegen oder der Chef zwischendurch neue Akten und Aufträge auf den Schreibtisch gelegt haben, weil das Telefon nicht stillstand oder dringende Emails beantwortet werden mussten. Damit nicht das Gefühl des Überarbeitens aufkommt, geben wir Ihnen 5 Tipps, wie Sie effizienter und effektiver arbeiten können.

Die richtige To-Do-Liste

To-Do-Listen sind nur dann hilfreich, wenn Sie auch richtig erstellt werden. Schreiben Sie zunächst alles auf, was gemacht werden sollte und sortieren Sie die Aufgaben dann nach Priorität. Kategorisieren Sie nach dringlich und weniger dringlich, sodass alles, was wichtig und dringlich ist, oben zu finden ist und alles, was weniger wichtig und nicht dringlich ist, unten steht.
Strukturieren Sie auch Ihren Tag und planen Sie nicht mehr als drei feste Zeiträume für die Beantwortung der Emails ein. Wenn es etwas super Dringendes gibt, würde man Sie eh anrufen. Falls Sie mal den Überblick verlieren, hilft immer ein kurzer Tapetenwechsel: raus an die frische Luft und die Gedanken sortieren.

Räumen Sie auf

Räumen Sie auf! Machen Sie Platz auf Ihrem Schreibtisch und schmeißen Sie großzügig weg, was Sie nicht mehr gebrauchen können. In geordneten Verhältnissen lässt es sich besser Arbeiten. Sie brauchen keine zehn Notizblöcke und auch zu viele Fotos können störend sein. Überprüfen Sie auch, welche Akten wirklich in Ihren Aufgabenbereich fallen und packen Sie weniger relevante Akten in einem markierten Karton. Diese können Sie bearbeiten, wenn wieder etwas mehr Zeit da ist.

Seien Sie sich Ihrer Aufgaben bewusst

Einige Kollegen scheinen immer mehr beschäftigt zu sein als andere, sie haben mehr Aufträge, führen häufiger Telefonate und bekommen doppelte so viele Emails wie andere. Doch viele Aufgaben fallen gar nicht in ihren Arbeitsbereich und machen ihnen nur Extraarbeit. Falls Sie auch zu dieser Kategorie gehören, sollten Sie all Ihre Aufträge einmal gründlich prüfen und eventuell ablehnen oder weiterreichen. Konzentrieren Sie sich nur auf Ihre eigentliche Arbeit, damit Sie effizient Ihre Aufgaben erledigen können.

Überprüfen Sie dabei auch sich selber, wie oft Sie prokrastinieren oder sich ablenken lassen. Ermahnen Sie sich, damit die Arbeit schnell erledigt und der Stapel kleiner wird.

Belohnungen für Unangenehmes

Jede Stelle und jedes Projekt hat auch seine unangenehmen Seiten. Mal müssen Sie mit dem Chef ein schwieriges Gespräch führen, mal ein unbequemes Telefonat machen und ab und zu eine quälend langweilige Aufgabe erledigen. Machen Sie zuerst das Unangenehme, dann ist es weg und bereitet Ihnen keinen Stress mehr. Aufschieben macht die Arbeit nicht besser, sondern meistens eher schlimmer. Überlegen Sie sich jedoch gute Belohnungen: ein Stück Schokolade, eine Zigarette, wenn Sie Raucher sind oder eine fünfminütige Pause. Unser Gehirn freut sich über Belohnungen und baut Stress ab. Vergessen Sie nicht, sich auch ehrlich selber zu loben und zu freuen, wenn Sie einen effizienten Tag verbracht haben.
 

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Stopp mit der Prokrastination! Der Schreibtisch ist voll, die Aufträge dringend und Deadline rückt immer näher. Trotzdem kontrolliert man lieber fünf Mal seinen Posteingang in einer Stunde, überfliegt noch einmal die alte Akte, macht zehn Minuten länger Pause und findet noch zig andere Möglichkeiten sich gut abzulenken. Das Aufschieben, auch Prokrastination genannt, hat sich mit steigendem Druck in der Arbeitswelt zu einer Volkskrankheit entwickelt. Besonders, aber nicht nur, Studierende leiden darunter. Mit diesen 5 Tipps schaffen Sie es, das Aufschieben zu vermeiden.

Machen Sie sich einen Arbeitsplan

Machen Sie sich eine To-Do-Liste, auf der Sie genau den Anfang und das Ende für einen Auftrag planen. Berechnen Sie jedoch ruhig dreißig bis vierzig Prozent mehr Zeit ein, aus Erfahrungen braucht man für eine Sache meistens eh immer ein bisschen länger.

Schreiben Sie in dem Arbeitsplan konkrete Inhalte der Arbeitseinheiten, „Brainstormen für Projekt“ gilt nicht, definieren Sie genau das Ziel, wie und wo Sie Informationen herbekommen und wen Sie kontaktieren wollen. Fangen Sie auf die Minute genau an, wer zehn Minuten vertrödelt, ist schnell bei einer ganzen Stunde und hat am Ende nichts geschafft.

Führen Sie ein Arbeitstagebuch

Dokumentieren Sie genau, was Sie an einem Tag alles gemacht haben, mit Anfang und Ende der Arbeitseinheiten, dann wissen Sie auch bei neuen Aufgaben, die Sie zum ersten Mal behandelt haben, wie lange Sie für deren Bearbeitung beim nächsten Mal brauchen. Notieren Sie auch, mit welchen Dingen Sie sich ablenken lassen, so haben Sie die Ursachen direkt vor den Augen und können diese besser begegnen.

Schreiben Sie alles auf, was Ihnen durch den Kopf geht und noch erledigt werden muss, damit es aus dem Kopf ist und Sie es trotzdem irgendwo notiert haben.

Ruhepausen einhalten

Ziehen Sie Grenzen: Arbeiten Sie nicht mehr zu Hause, wenn Sie das Gefühl haben, heute nichts geschafft zu haben. Ihr Körper braucht Ruhe zur Erholung und wenn Sie zu spät ins Bett gehen, wird der nächste Tag noch qualvoller. Gehen Sie lieber zeitiger schlafen und stehen Sie dafür früher auf.

Denken Sie auch an regelmäßigen Pausen, diese sollten mit im Arbeitsplan festgehalten werden.

Der Schweinehund

Packen Sie es, überwinden Sie Ihren Schweinehund und legen Sie los! Öffnen Sie bewusst eine Datei mit Daten oder greifen Sie zum Stift und brainstormen Sie. Fangen Sie am besten mit der unbeliebtesten Aufgabe an, damit Sie diese hinter sich haben.

Einigen hilft es, sich zusammen mit Kollegen ein Ziel zu setzen und darüber zu sprechen. Durch das gegenseitige Berichten über die Ziele und die dadurch entstandene Pflicht, kommt eventuell die Motivation zum effizienten Arbeiten.

Hilfe suchen

Wenn alles nichts bringt, wird es höchste Zeit sich Hilfe zu suchen, denn vielleicht liegt die Ursache für das Prokrastinieren viel tiefer und hat eine psychologische Erklärung. Suchen Sie sich professionelle Unterstützung, mit der Sie das Aufschieben bewältigen können, vielleicht ist sogar ein Psychologe von Nöten. Fragen Sie sich auch, ob Sie mit Ihrem Job oder Ihrer Position vielleicht überfordert sind.

Daneben sind auch schon zahlreiche Bücher mit Tipps gegen das Aufschieben erschienen. Auch diese können gute Ratgeber sein.
 

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Schöne neue Arbeitswelt

Kriegen Sie noch alles unter einem Hut? Die Berufe von damals und die Berufe von heute unterscheiden sich in einem großen Kernpunkt: Damals sind die meisten Menschen der Bevölkerung morgens zur Arbeit gegangen, haben im Schnitt zehn Stunden im Büro verbracht, sind zum späten Nachmittag oder frühen Abend nach Hause gefahren und hatten Zeit für ihre Familien, ihre Freunde und ihre Hobbys.

Heutzutage hat sich nicht nur die Arbeitswelt verändert, sondern auch die Beziehung zwischen der arbeitenden Person und seinem Beruf. Viele, besonders jungen Menschen, die gerade erst in das Berufsleben eingestiegen sind, haben Schwierigkeiten Job und Privates zu trennen, machen immer mehr Überstunden und nehmen ihre Arbeit sogar mit nach Hause. Sie denken auch nach Feierabend über ihr Projekt nach, checken gleich nach dem Aufstehen ihre Emails und nehmen sich manchmal nicht einmal einen Tag in der Woche frei, um sich zu erholen.

Nicht abschalten zu können und ständig mit den Gedanken bei der Arbeit zu sein, kann sich negativ auf die Gesundheit auswirken und psychische Folgen haben. Wer immer an seinen Job denkt, sich ständig Gedanken über das Arbeitspensum oder über den Chef macht, der kann nicht abschalte, nicht zur Ruhe kommen, sich nicht erholen und kommt schneller an seine Belastungsgrenzen. Die Folgen davon wären ein höheres Stresslevel, wenig Zeit für den Partner, weniger Energie für die Arbeit und im schlimmsten Falle Burnout.

Zwar nehmen laut Studie die Mehrheit der arbeitenden Bevölkerung sich den Sonntag frei, um sich erholen zu können, jedoch können rund ein Drittel der Berufstätigen nicht richtig abschalten, denken selbst vor dem Schlafengehen an ihre Arbeit, checken auch am Wochenende ihre Arbeitsemails oder haben sogar Angst vor der nächsten Woche. Doch ein Gleichgewicht zwischen dem Job und dem Privatleben ist wichtig und auch die privaten Interessen dürfen nicht hintenangestellt werden.

Reflektieren Sie regelmäßig Ihre eigene Work-Life-Balance. Welcher Lebensbereich nimmt bei Ihnen nicht nur im Alltag, sondern auch im Kopf die meiste Zeit ein? Wann haben Sie das letzte Mal etwas Schönes mit Ihren Freunden oder Ihrem Partner unternommen? Und wann sich im Ihr Hobby gekümmert?

Work-Life-Balance

Gestalten Sie Ihren Alltag so stressfrei wie es geht und setzen Sie die richtigen Schwerpunkte: Der innere Schweinehund ist nach einem langen Arbeitstag zwar besonders groß, wenn es heißt, noch einmal das Haus zu verlassen und ein wenig Sport zu machen, aber der Effekt ist enorm. Sport hilft beim Abschalten, baut Stress ab und wer seiner Gesundheit etwas Gutes tut, der macht das gleichzeitig auch für seine Seele. Planen Sie deshalb regelmäßig Sport in Ihrem Alltag ein, fahren Sie zum Beispiel mit dem Rad zur Arbeit oder verabreden Sie sich nach dem Arbeitstag mit Freuden. Zusammen Sporttreiben macht nicht nur mehr Spaß und zwingt einen aus dem gemütlichen Sessel, sondern lenkt auch besser ab und hilft beim Abschalten.

Machen Sie sich einen Plan. Schreiben Sie eine To-Do-Liste und streichen Sie immer einen Punkt raus, wenn Sie diesen erledigt haben. So bekommen Sie Ihren Kopf frei und müssen sich auch keine Gedanken machen, etwas vergessen zu haben. Zudem wirkt sich jeder durchgestrichene Punkt beruhigend auf Sie aus – wieder etwas geschafft, das haben Sie dann auch direkt vor den Augen.

Gestehen Sie es sich ein, wenn Ihnen die Arbeit über den Kopf wächst. Sprechen Sie mit Ihren Kollegen und Ihrem Chef und lernen Sie, auch ein Teil der Arbeit abzugeben. Es nützt weder Ihnen, noch Ihrem Job, wenn Sie viele Aufgaben nicht gründlichen machen können, weil der Workload zu hoch ist. Zudem bieten wir von ASk2Help auch verschiedene Services an, die Sie in Ihrem Arbeitsalltag nutzen können. Egal ob Sie Hilfe bei der Organisation eines Projektes brauchen, Unterstützung im Marketing oder jemanden suchen, der eine Rechercheaufgabe für Sie erledigt, wir helfen gerne.

Outsourcen Sie

Auch Ihre Arbeit im Privaten sollten Sie reflektieren: Wenn Sie einen zeitintensiven Beruf haben, wollen Sie die Wochenenden nicht mit dem Putzen oder der Steuererklärung verbringen. Machen Sie es wie die großen Unternehmen: outsourcen Sie. Überlegen Sie, ob Sie eine Putzfrau einstellen wollen oder ob es sich lohnt die Steuererklärung von einem Steuerberater machen zu lassen. So haben Sie in Ihrer Freizeit wirklich frei.

Ferner sollten Sie Privates und Berufliches stets trennen. Gewöhnen Sie sich an, nichts von der Arbeit mit nach Hause zu nehmen. Wenn Sie eine Work-Life-Balance aufbauen wollen, dann sollten Sie Arbeit und Familie beziehungsweise Ihr häusliches Umfeld strickt trennen und nicht Zuhause weiter arbeiten, sondern erst wieder nach dem Wochenende oder nach dem Urlaub. Ihr Zuhause soll Ihr Ruhepunkt sein, der Körper muss wissen, wann er sich erholen kann.
Zur Trennung von Beruf und Privatem zählt auch, dass Sie Ideen für Ihre Projekte, Skizzen sowie Notizen und Daten nicht in Ihren normalen Terminplaner eintragen, sondern sich dafür ein spezielles Projektebuch anlegen. Zuhause sollen Sie abschalten, nicht weitergrübeln. Diese Zeit wird Ihnen eh nicht bezahlt.

Schalten Sie ab

Schalten Sie Ihr dienstliches Telefon am Wochenende ab. Reden Sie mit Ihrem Chef darüber, erklären Sie Ihm, dass Sie unter der Woche effektiver arbeiten können, wenn Sie ein bis zwei Tage zur Erholung haben und dass Sie sich auch Zeit für Ihre Familie und Ihre Freunde nehmen wollen. Besonders wenn Sie eine Familie haben, sollten Ihre Kollegen und Ihr Vorgesetzter wissen, dass schon allein wegen Ihrer Familie eine Work-Life-Balance wichtig ist.

Lernen Sie, Fehler zu machen und daran nicht zu Verzweifeln. Wenn Ihnen ein Fehler auf der Arbeit passiert, ist das natürlich nicht unbedingt vorteilhaft für Ihren Job. Ihre Vorgesetzten sind vielleicht auch verärgert, doch Fehlermachen ist menschlich und jedem passieren einmal unabsichtlich Missgeschicke. Grübeln Sie auf gar keinen Fall noch nach Feierabend über Ihren Fehler nach – es ist passiert und Sie können es eh nicht mehr ändern. Schließen Sie damit ab und nehmen sie den Ärger nicht mit Nachhause, sonst können Sie nicht schlafen, haben mehr Stress und Sie wollten doch Berufliches und Privates trennen. Spätestens nach zwei Wochen ist eh alles wieder vergessen.

Struktur hilft – auch in der Freizeit

Strukturieren Sie nicht nur Ihren Arbeitsalltag, sondern auch Ihre Freizeit: Planen ein paar Wochenenden im Jahr schon lange im Voraus. Besuchen Sie alte Freunde oder Fahren Sie mit Ihrem Partner und Ihren Kindern ans Meer. Verbringen Sie ein Wochenende bei Ihren Eltern oder gehen Sie mit den Kids in einen Freizeitpark. Zum einen können Sie diese Wochenenden nun nicht mehr mit Arbeiten verbringen und zum anderen haben Sie schon etwas, worauf Sie sich freuen können, was auch eine Motivation für die Arbeit sein kann.

Lernen Sie ein paar Dinge in Ihrem gewohnten Alltag zu verändern, denn Sie können von einer Work-Life-Balance stark profitieren, nicht nur Ihre Gesundheit und Ihre Beziehung, sondern auch Ihr Job. Fangen Sie noch heute an.
 

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Obwohl man weltweit über die Balance zwischen Leben, Alltag  und Beruf, kurz Work-Life Balance spricht, schaffen es nur Wenige eine passende Definition zu finden als auch das Erlernte effektiv in die Praxis umzusetzen. In unserer Zeit erscheint dieses Unterfangen so fern wie nie zuvor. Technologien machen den Arbeitnehmer rund um die Uhr erreichbar. Die Ängste über den Verlust des Arbeitsplatzes treiben sehr viele zu freiwilligen Überstunden. In einer Untersuchung der Harvard Bussiness School behaupteten 94% der Befragten, mehr als 50 Stunden pro Woche zu arbeiten, fast die Hälfte von ihnen gestand sich mehr als 65 Stunden in der Woche zwischen Aktenbergen im Büro zu verstecken. Experten sind sich einig, dass der kontinuierliche Stress für Gesundheit und Produktivität schädlich sein kann. Er nimmt Einfluss auf Beziehungen, Gesundheit, Leistung und allgemeine Zufriedenheit. Work Life Balance bedeutet zwar für jeden eine ganz individuelle Arbeitstaggestaltung, doch es gibt Tipps um das Richtige zu finden. Besonders wenn es sich um eine virtuelle Kraft handelt, kann eine ausgewogene und feste Struktur ein unschlagbares Rezept sein.

Lassen Sie den Perfektionismus

Sehr viele Überflieger versuchen ihren erfolgreichen Start ins Leben während der Karriere beizubehalten. Doch die Verpflichtungen wachsen, wenn man die Karriereleiter weiter aufsteigen möchte. Der Perfektionismus rückt immer in weitere Ferne und ohne die richtige Kontrolle wird er zu einem destruktiven Teil des Lebens. Perfektionismus ist auf keinem Fall erstrebenswert, und obwohl sich die meisten dessen bewusst sind, steckt irgendwo in jedem von uns so ein kleiner besessener Freak. Dieser Hang lässt sich aber durch einen anderen abwechseln, und zwar durch Effizienz. Den Arbeitsalltag effizient statt perfekt zu gestalten ist schon eine Kunst für sich, doch wenn sie erlernt ist, dann rentiert sie sich sehr.

Abschalten

Technologie hat unser Leben in vielerlei Hinsicht bereichert, doch es hat auch die dauerhafte Erreichbarkeit fest etabliert. Der Arbeitstag scheint somit kein Ende zu nehmen. Wir müssen sogenannte „Quality time“ in unser Leben einführen. Das bedeutet auch das Telefon, iPad oder PC während des Abendessens ruhen zu lassen.

Der Fitnesswahn hat auch seine Vorteile

Früher schien dies als eine unnütze Marotte von Schönheitsfanatikern und Hipstern, heute ist es durch den stressigen Büroalltag die beste Entspannungsmethode überhaupt. Körperliche Betätigung reduziert Stress und sollte immer das Erste sein zu was man greift, wenn der Kalender gefüllt ist. Die Work Life Balance lässt sich auf diese Weise oder in Kombination mit Meditation, Pilates und Yoga einfach in Einklang bringen.

Zeitverschwendung limitiern und eingrenzen

Erst mal sollte man das Wichtigste im Leben identifizieren. Für diese Menschen und Aktivitäten sollte man sich also die meiste Zeit nehmen. Internet und Mailing sind die größten Zeitverschwender, daher muss diese Zeit gut eingeteilt werden. Dabei können beispielsweise Produktivitätssoftwares sehr gut helfen. Softwares wie Freedom, LeechBlock und RescueTime sind effiziente Methoden sind nicht ablenken zu lassen.  Sie lassen sich kostenfrei und einfach einbauen und helfen bei der Strukturierung des Arbeitstages, indem sie die Störfaktoren wie soziale Netzwerke mit nur wenigen Klicks eliminieren. Andere Projektmanagement Softwares sind für virtuelle Arbeitskräfte ein Muss. Trello oder Podio sind kostenfrei und bringen Struktur in jeden Arbeitstag aber auch das Team. Jira ist etwas komplex und eignet sich besonders für große Projekte, wobei sie auch kostenpflichtig ist und scheidet somit aus den günstigen Methoden aus.

Apropros Struktur und Strukturierung

Ab und an kann eine bereits eingefahrene Struktur zur Routine verkommen, was bei Vielen ein direktes Unwohlsein und sogar Stress verursacht. Man muss dabei auch eine Liste von Prioritäten setzen, die wichtige Aufgaben in die produktivste Zeitspanne einplant. Wenn keine dieser Methoden funktioniert, dann handelt es sich um einen Arbeitsaufwand, der die eigenen Kapazitäten weit überschreitet. Da heißt das magische Stichwort: Delegieren! Oder noch besser: Outsourcen!

Sich mit dem Geschäftsführer zusammensetzen und über die Möglichkeiten von Delegieren und Outsourcen sprechen. Das entlastet und gibt Kollegen und anderen die Chance sich neues Wissen und Fähigkeiten anzueignen. So kann man mehr Zeit den höher gesetzten Prioritäten widmen.

Klein anfangen und sich dann steigern

Drastische Maßnahmen sind aber auch nicht zu empfehlen. Den Arbeitsalltag um die Hälfte zu reduzieren oder die Laufmeilen von Null auf Fünfpro Tag zu steigern, ohne jegliche Vorbereitung oder Plan. Eine drastische Alltagsumstellung ist daher auch keine Lösung.

Mit diesen Tipps sollte es schon klappen das Leben und den Beruf in Einklang zu bringen. Work-Life-Balance war noch nie empfindlicher doch Hand aufs Herz es gab auch nie so viele Hilfsmittel wie heute.
 

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Was ein Online Assistent für Sie tun kann? Um produktiv zu sein ist es wichtig, sich auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren. Das Internet macht uns das heutzutage wesentlich einfacher. Denn dank Online Assistenten (oder auch virtuellen Assistenten) können Sie viele Aufgaben für sich erledigen lassen. Dafür brauchen Sie nichtmal Geschäftsräume. Das Risiko, neues Personal einzustellen ist damit ebenfalls nicht mehr vorhanden.

Ein Online Assistent können Sie ohne großen Aufwand über eine Agentur, wie uns, beauftragen. Unsere Assistenten erledigen eine ganze Reihe an Aufgaben für Sie. Welche das genau sind, erfahren Sie in diesem Artikel.

Typische Aufgaben eines Online Assistenten

Die meisten Tätigkeiten unserer Assistenten sind selbstverständlich im geschäftlichen Bereich zu suchen. Werfen wir daher zunächst einen Blick auf diesen Bereich.

Aufgaben im geschäftlichen Bereich

Geschäftskunden profitieren ganz besonders von der großen Vielzahl an Aufgaben, die unsere Online Assistenten ihnen Abnehmen.

Das fängt mit einfachen Sekretariatsaufgaben an. Das vereinbaren von Terminen, E-Mails schreiben, Termine planen und Reservationen tätigen, Online-Recherchen, Zeitplanung uvm.

Das ist aber natürlich nicht alles.

Auch fachspezifische Aufgaben können problemlos von einem Online Assistenten erledigt werden. Die Telefonakquise ist z.B. ein Bereich, der viel Zeit raubt und den meisten Unternehmern auch wenig Freude bereitet. Auch andere Marketingaufgaben, wie z.B. das erstellen von Bewerbungsunterlagen oder Beiträge für Ihre Blogs und Social Media Kanäle können Sie einfach einem Assistenten überlassen.

Für Startups bieten wir sogar spezielle Teampakete an. Gerade in der Startphase eines neuen Unternehmens ist es nämlich besonders wichtig, sich auf die Kernaufgaben zu konzentrieren. Dabei steht Ihnen immer der selbe Assistent zur Verfügung und bei Bedarf bekommen Sie weitere Unterstützung durch ein ganzes Team an Assistenten. Richten Sie Ihren Fokus also ruhig auf das wesentliche in Ihrem Geschäft und lassen Sie uns den Rest für Sie machen.

 

Aufgaben im privaten Bereich

Natürlich beschränken sich die Tätigkeiten eines Online Assistenten nicht nur auf ihr Geschäftsleben. Auch privat möchten Sie ihre Zeit schließlich lieber mit Dingen verbringen, die Ihnen Freude bereiten.

Im privaten Umfeld kümmert sich Ihr Assistent z.B. um Reservierungen von Hotels, Restaurants und Flügen. Er kann Ihnen aber die gesamte Reiseplanung für Ihren nächsten Urlaub abnehmen oder Sie zu bestimmten Zeiten an Termine erinnern. Auch Online-Einkäufe samt Preisvergleich sind schnell erledigt.

Wie Sie sehen, kann Ihnen ein Online Assistent eine ganze Reihe an Aufgaben abnehmen. Ihr Vorteil dabei ist ganz klar, dass Sie weder über eine Festanstellung, noch über Geschäftsräume nachdenken müssen. Besonders Startups und kleine Unternehmen profitieren daher besonders von der Arbeit mit Online Assistenten.
 

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Schaffen Sie sich mehr Zeit durch Automatisierung, denn mehr Zeit zu haben oder Dinge schneller zu erledigen ist der Wunsch vieler Menschen. Besonders auf Selbstständige und Unternehmer trifft diese Aussage besonders zu. Denn Zeit bedeutet schließlich Geld. Am besten scheint es daher, wenn manche Aufgaben gar keine Zeit mehr verbrauchen. Weder Ihre, noch die von Ihren Mitarbeitern.

Das klingt aufs Erste total unrealistisch und natürlich ist das auch nicht überall möglich. Mit dem technischen Fortschritt, den die Welt Tag für Tag macht, wird dieses Denken aber in immer mehr Bereichen Realität. Während in Fertigungsanlagen für vollautomatische Prozesse immer noch Wartungspersonal erforderlich ist, gibt es digital bereits viele Möglichkeiten, wiederkehrende Aktionen ohne zusätzlichen Aufwand zu automatisieren.

 

Verkäufe & Rechnungslegung

Haben Sie Verkäufe, die Online oder zumindest digital abgewickelt werden? Hier können Sie sich eine ganze Menge Zeit sparen. Es gibt bereits viele Lösungen, mit denen Sie die Rechnungsstellung komplett automatisieren können. das einfachste Beispiel ist hierbei sicherlich ein Onlineshop. Ein modernes Onlineshop-System erstellt Ihnen die Rechnungen automatisch und versendet diese selbstverständlich auch ohne Ihr Zutun an den Kunden.

Wenn Sie Produkte mit monatlichen Zahlungen verkaufen, dann finden Sie auch eine ganze Menge Cloud-basierte Lösungen. Dort brauchen Sie die Rechnung nur einmal zu erstellen und der Kunde erhält die wiederkehrenden Rechnungen ganz automatisch. Gute Beispiele besonders für Einzelunternehmer sind hier Billomat.com und Papierkram.de

Besonders ausgereifte Systeme sind auch in der Lage, die Einkäufe direkt in Ihr Warenwirtschaftssytem einzutragen. Auch die Buchhaltung lässt sich mit geeigneter Software bereits zu einen großen Teil automatisch erledigen. Einen Steuerberater sollte man natürlich trotzdem hinzu ziehen.

 

E-Mails

Das schreiben von E-Mails muss natürlich immer noch von Menschenhand erledigt werden. Allerdings können auch hier bestimmte Vorgänge automatisiert werden. Verfügen Sie z.B. über einen E-Mail Newsletter, dann können Sie bestimmte E-Mails über Autoresponder automatisieren. Der Abonnent bekommt dann automatisch in bestimmten Zeitintervallen von Ihnen erstellte Mails zugeschickt. Ideal z.B. um einen potenziellen Kunden über mehrere Wochen näher an die Firma zu binden, bevor Sie ihm ein Produkt verkaufen.

Auch sog. Follow-Up E-Mails sollten hierbei erwähnt werden. Das sind E-Mails, die automatisch versendet werden, wenn Ihr Abonennt eine bestimmte Aktion ausgeführt hat.

 

Blogartikel & Social Media

Heutzutage ist es nicht mehr notwendig, News zu Ihrem Unternehmen oder auch Mehrwert-liefernde Blogartikel manuell zur passenden Zeit online zu stellen. Dank Tools wie WordPress, Buffer.com und internen Funktionen von z.B. Facebook, können Sie Ihre Artikel automatisch zu bestimmten Zeitpunkten freigeben lassen. Dadurch können Sie sich Ihre Zeit besser einteilen. Besonders bei großen Kampagnen lässt sich damit sehr einfach für einen optimalen Ablauf sorgen.

 

Prozesse an Ihrem Computer

Bestimmte Aufgaben an Ihrem Computer wiederholen sich immer wieder. Ein gutes Beispiel dafür ist die Bearbeitung von Fotos. Hierfür bieten viele Programme sog. Batch-Lösungen an. Das bedeutet, dass eine bestimme Aktion oder auch mehrere Aktionen mehrmals hintereinander ausgeführt werden. Wollen Sie z.B. 100 Bilder verkleinern? Dann brauchen Sie lediglich die Maße anzugeben und alle Bilder werden automatisch verkleinert. dabei lässt sich sogar bestimmen, dass das Programm die längere Seite von selbst auswählt.

Es gibt außerdem auch noch Lösungen zur Automation am Computer, die Sie individuell bestimmen können. An einem Mac können Sie mit dem vorinstallierten Programm “Automator” viele Abläufe von Aktionen festlegen, die dann nach einem Klick oder Tastendruck automatisch ausgeführt werden. Dadurch sparen Sie sich z.B. langes Suchen in Ihren Ordnern.

Natürlich war das nur ein kleiner Ausblick auf sehr oft genutzte Lösungen. Im Internet finden Sie eine ganze Menge Tipps und Tools zur Automation. Machen Sie sich am besten eine Liste mit allen digitalen Prozessen, die in Ihrem Arbeitsalltag anfallen und dann schauen Sie sich einfach mal nach Lösungen um. Bestimmt werden Sie etwas für Ihre Aufgaben finden und dadurch schon bald etwas mehr Zeit für sich selbst oder andere Tätigkeiten haben.
 

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